Gestión documental en la construcción: el 80% de los profesionales tiene la mitad de su información dispersa en correos y llamadas

Casi ocho de cada diez profesionales de la construcción reconocen que al menos la mitad de la documentación de sus proyectos está dispersa y en ningún sistema centralizado. Está repartida entre hilos de correo electrónico, mensajes de texto e instrucciones verbales sin registrar. Este es uno de los datos más reveladores sobre gestión documental en la construcción recogido en el informe titulado Gestión de cambios en proyectos en la era de la IA, publicado por PlanRadar en 2026, basado en encuestas a 1.728 profesionales del sector en Europa, Oriente Medio y Asia-Pacífico.

Este desorden tiene un coste directo. Mientras que solo el 5% de los encuestados afirma no reconstruir nunca el historial de un proyecto para resolver disputas o reclamaciones, el resto, es decir, el 95%, se enfrenta de forma recurrente a esa tarea. Reconstruir hitos, localizar aprobaciones, identificar quién dijo qué y cuándo. Un trabajo que consume tiempo y que, con demasiada frecuencia, no conduce a ninguna parte.

A esto se suma la carga burocrática acumulada por los profesionales del sector de la construcción. Casi la mitad de los gestores de proyectos dedica 11 o más horas semanales a tareas administrativas, lo que equivale a más de una jornada laboral completa. 

Horas empleadas en aclarar órdenes de cambio, coordinar aprobaciones entre múltiples partes o intentar consolidar comunicaciones que llegaron por canales distintos y en formatos incompatibles. La gestión documental en la construcción sigue siendo, en 2026, uno de los problemas más costosos y menos resueltos del sector.

El coste del caos de la gestión documental en la construcción

El desorden documental implica, además de problemas operativos, consecuencias financieras que se repiten en la mayoría de los proyectos. Al respecto, el informe de PlanRadar identifica cómo esa falta de trazabilidad se convierte en pérdida de dinero:

• Más de un tercio de los encuestados no logra recuperar la mayoría de los costes adicionales derivados de los cambios durante la obra, asumiendo los sobrecostes en lugar de trasladarlos a la parte responsable. En un proyecto estándar de 10 millones de euros, esa fuga puede situarse entre 1 y 2,5 millones de euros en costes adicionales no previstos.
• Quienes pueden localizar fácilmente su documentación tienen el doble de probabilidades de sentirse seguros para demostrar qué parte fue responsable de los retrasos y del impacto en los costes cuando surge una disputa.
• El riesgo de escalada legal es un 75% mayor cuando los equipos no confían en sus propios registros para demostrar responsabilidades. No es que los proyectos con mala documentación tengan más problemas: es que cuando los problemas llegan, no tienen defensa.
• Dos de cada tres encuestados afirman que los cambios durante la ejecución provocan sobrecostes en muchos o en la mayoría de sus proyectos, y casi tres cuartas partes reconocen que las aprobaciones se reciben habitualmente fuera de los plazos acordados.

De este modo, la responsabilidad se diluye porque la documentación está dispersa. No hay un registro claro de quién aprobó qué y en qué momento. Y sin ese registro, recuperar costes se convierte en una negociación en la que el que tiene menos evidencias siempre pierde.

Inteligencia Artificial para mejorar la gestión documental 

Según el informe de PlanRadar, la digitalización del seguimiento de cambios ya está generando resultados positivos entre quienes la han adoptado a la hora de mejorar su gestión documental. En concreto:

• Dos de cada tres profesionales que ya trabajan con herramientas digitales con IA integrada ahorran al menos dos horas semanales por proyecto en tareas administrativas y de coordinación. 
• El beneficio más destacado es la aceleración de aprobaciones y respuestas, que es precisamente el mayor punto de dolor del sector. Menos retrasos causados por solicitudes perdidas o poco claras, y más visibilidad sobre en qué punto del flujo de aprobación se ha detenido cada solicitud.
• La IA permite también el análisis contractual instantáneo: cuando una solicitud de cambio genera incertidumbre sobre si aplica una cláusula de indexación de precios o una condición imprevista, el asistente de IA puede leer el contrato de obra y responder en segundos, sin necesidad de revisar manualmente decenas de páginas de documentación.

No obstante, la adopción de la IA aún se enfrenta a importantes barreras que no son solo tecnológicas. El informe detalla que los principales frenos son la resistencia organizacional al cambio (24%) y la falta de claridad sobre el retorno de la inversión (20%). 

Trazabilidad total: de registros dispersos al gemelo digital

A la hora de solucionar el caos documental en la construcción, no solo hay que pedir que los equipos sean más ordenados con sus correos. Esta mejora pasa por cambiar la forma en que se captura la información desde el primer momento. 

Algo que se puede hacer a través de plataformas digitales capaces de capturar cada RFI, orden de cambio, aprobación y fotografía en un único sistema, vinculándolos a la ubicación exacta en el plano donde fueron generados como hace, por ejemplo, PlanRadar.

Asimismo, la tecnología SiteView 360° lleva esa trazabilidad al plano visual: una cámara montada en el casco permite capturar toda la realidad física del proyecto en cada fase, incluyendo lo que hay dentro de los muros antes de que se cierren. 

Así, cuando surge una solicitud de cambio, las imágenes de esa ubicación se vinculan directamente a la solicitud, y el revisor puede tomar decisiones más rápidas sin desplazarse a obra.

Los resultados entre los equipos que han adoptado el seguimiento digital centralizado son contundentes: cuatro de cada cinco señalan una mejora en su capacidad para controlar costes o proteger los márgenes del proyecto. 

Y los que aún no lo han hecho tienen 1,3 veces más probabilidades de sufrir retrasos de un mes y 1,7 veces más probabilidades de tener dificultades para localizar documentación ante una disputa.

Riesgos de no implementar la tecnología en la construcción

Los equipos que no dan el paso hacia la centralización digital no solo acumulan más retrasos y más disputas. También tienen un problema de retención de talento que muchas organizaciones aún no han conectado con la tecnología.

Más de la mitad de los encuestados afirma que sería más probable que permaneciera en su organización actual si esta incrementara significativamente la inversión en herramientas de IA. 

Un dato que sitúa la inversión tecnológica al nivel de factores de retención como el bienestar o el desarrollo profesional. En un sector con escasez crónica de perfiles cualificados, ignorar esa señal puede tener un coste que va más allá del proyecto concreto y que puede dañar al futuro de la compañía.Por último, el informe señala que el miedo a que la IA sustituya puestos de trabajo es marginal: solo el 6% lo señala como preocupación. La preocupación real, la que ocupa a más de la mitad de los profesionales (55%), es garantizar que la IA sea precisa y fiable.